Część 1: Materiały biurowe
3. Zakres zamówienia:
3.1. W trakcie realizacji umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany asortymentu wymienionego w Załączniku nr 1 na rzecz innego – niewymienionego w „Wykazie asortymentu” (Załącznik nr 1), a wchodzącego w zakres zamówienia i będącego w ofercie Wykonawcy. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu ceny zamawianego asortymentu przed rozpoczęciem realizacji zamówienia, celem zaakceptowania przez Zamawiającego, z założeniem, że cena za wskazany asortyment nie może być wyższa niż wskazana w przekazanym Zamawiającemu katalogu produktów dostępnych w ofercie Wykonawcy.
3.2. Zmiany asortymentu (w tym zmiany ilościowe) będą odbywały się z zachowaniem ogólnej wartości umowy, tzn. do wysokości zabezpieczonych w umowie środków, z zastrzeżeniem „prawa opcji”, o którym mowa w pkt. 3.5. Zapytania ofertowego.
3.3. Wykonawca w dniu podpisania umowy zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu aktualnego katalogu (wraz z aktualnym cennikiem) produktów dostępnych w ofercie Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza również możliwość wskazania przez Wykonawcę adresu strony internetowej, na której będzie dostępny ww. katalog wraz z cennikiem.
3.4. Zamawiający oświadcza, że zrealizuje przedmiot zamówienia w minimum 30%. Wykonawcy nie będą przysługiwały z tego tytułu żadne roszczenia.
3.5. W niniejszym postępowaniu Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z tzw. „prawa opcji” polegającego na ewentualnym:
• Zwiększeniu lub zmniejszeniu ilości poszczególnych rodzajów asortymentu wymienionych w „Wykazie asortymentu” (Załącznik nr 1) – stanowiących przedmiot zamówienia podstawowego;
i/lub
• zakupie asortymentu - niewymienionego w „Wykazie asortymentu” (Załącznik nr 1),
do 30 % łącznej wartości brutto umowy.
Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego będzie mógł skorzystać w ramach realizacji umowy. W przypadku nieskorzystania z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.
Prawo opcji realizowane będzie na następujących zasadach:
a) Zamawiający będzie mógł skorzystać z prawa opcji:
- w sytuacji, gdy: wykorzystane zostaną ilości pierwotnie przewidziane dla poszczególnych pozycji przedmiotu zamówienia podstawowego lub/i gdy w związku z aktualnymi potrzebami Zamawiającego pojawi się konieczność zakupu innego asortymentu (wchodzącego w zakres zamówienia i będącego w bieżącej ofercie Wykonawcy), a niewymienionego w „Wykazie asortymentu” (Załącznik nr 1)
- w okresie nieprzekraczającym terminu, na który została zawarta umowa
b) prawo opcji realizowane będzie na takich samych warunkach jak zamówienie podstawowe;
c) w przypadku zwiększenia ilości poszczególnych rodzajów asortymentu wymienionego w „Wykazie asortymentu” (Załącznik nr 1) cena jednostkowa artykułów biurowych/papieru/ materiałów eksploatacyjnych do drukarek zamawianych w ramach prawa opcji będzie identyczna jak dla zamówienia podstawowego – określona w Formularzu oferty (Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego) złożonym przez Wykonawcę;
d) w przypadku dostawy asortymentu innego niż wymieniony w „Wykazie asortymentu” (Załącznik nr 1), a wchodzącego w zakres zamówienia i dostępnego w ofercie Wykonawcy – Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu ceny zamawianego asortymentu przed rozpoczęciem realizacji zamówienia, celem zaakceptowania jej przez Zamawiającego,
z zastrzeżeniem, że cena za wskazany asortyment nie może być wyższa niż wskazana w przesłanym cenniku.
e) warunkiem skorzystania z prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego oświadczenia woli
o skorzystaniu z prawa opcji – skorzystanie z prawa opcji nie stanowi zmiany umowy oraz nie wymaga zawarcia aneksu.
f) Osobą upoważnioną do kontaktu w sprawie zamówienia jest Pan Bogdan Różański – tel. 500 207 934
4. Warunki realizacji zamówienia oraz pozostałe wymagania:
4.1. Dostarczane w ramach realizacji zamówienia artykuły biurowe/papier muszą być:
a) produktami dopuszczonymi do użytku, tzn. posiadać wszelkie wymagane prawem dokumenty/atesty/certyfikaty;
b) fabrycznie nowe, nieużywane, wolne od wad technicznych i prawnych, wysokiej jakości
i pochodzić z bieżącej produkcji. Jakość dostarczanego towaru powinna odpowiadać pierwszej klasie jakości dla danego rodzaju asortymentu;
c) materiały z każdej dostawy muszą mieć, co najmniej 12 miesięczny okres przydatności do użytku, licząc od dnia odbioru przez Zamawiającego;
4.2. Odpowiedzialność za jakość, w tym przydatność dostarczonego asortymentu do użycia/zastosowania oraz za terminowość dostaw ponosi Wykonawca.
4.3. Dostawy przedmiotu zamówienia realizowane będą sukcesywnie w oparciu o bieżące zlecenia zakupu składane Wykonawcy przez Zamawiającego za pośrednictwem telefonu, faksu lub poczty elektronicznej. Wielkość i zakres rzeczowy dostawy będą każdorazowo określane przez Zamawiającego przy składaniu zamówienia.
4.4. Wykonawca ma obowiązek dostarczać zamawiany asortyment sukcesywnie w ilościach zamówionych przez Zamawiającego.
4.5. Przedmiot zamówienia będzie dostarczany staraniem i na koszt Wykonawcy, w terminie do 31.12.2024 r. do poszczególnych działów/Zakładów w następujących lokalizacjach w terminie do 14 dni od daty złożenia zamówienia:
1) Zakład Ochrony Środowiska ul. Łąkowa 13, 23-400 Biłgoraj,
2) Dział Organizacyjno-Techniczny ul. Łąkowa 13, 23-400 Biłgoraj,
3) Dział Księgowości ul. Łąkowa 13, 23-400 Biłgoraj
4) Dział Służby Pracowniczej i Płac ul. Łąkowa 13, 23-400 Biłgoraj
5) Dział Inwestycji i Zamówień ul. Łąkowa 13, 23-400 Biłgoraj
6) Zakład Gospodarki Mieszkaniowej i Zieleni ul. Łąkowa 13, 23-400 Biłgoraj
7) Zakład Wodociągów i Kanalizacji ul. Targowa 14, 23-400 Biłgoraj,
8) Miejska Oczyszczalnia Ścieków ul. Krzeszowska 21, 23-400 Biłgoraj,
9) Zakład Zagospodarowania Odpadów w Korczowie, Korczów 199, 23-400 Biłgoraj
4.7. Niezwłocznie po otrzymaniu dostawy Zamawiający dokona odbioru ilościowego i jakościowego przedmiotu zamówienia, chyba że stwierdzenie złej jakości lub ilości dostarczonego towaru będzie możliwe dopiero po otwarciu opakowania.
4.8. Dowodem zrealizowania dostawy będzie pisemne potwierdzenie na każdorazowo dostarczonej fakturze, dokonane przez upoważnionego Przedstawiciela Zamawiającego.
4.9. Rozliczenie zobowiązań wynikających z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie faktur częściowych wystawionych każdorazowo zgodnie z ilością i rodzajem dostarczonego asortymentu po cenach jednostkowych określonych w Formularzu oferty złożonym przez Wykonawcę.
4.10. Płatności należności z tytułu realizacji dostawy przedmiotu zamówienia dokonywane będą przez Zamawiającego w formie przelewu bankowego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze w terminie 14 dni – licząc od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury.
4.11. Zamawiający zastrzega, że w przypadku dostawy artykułów biurowych/papieru/ niespełniających warunków określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym lub niezgodnych z ofertą Wykonawcy lub niezgodnych ze złożonym zamówieniem cząstkowym, Zamawiający niezwłocznie wezwie Wykonawcę do podjęcia odpowiednich działań mających na celu prawidłową realizację zamówienia. W przypadku ujawnionych wad Wykonawca zobowiązany jest do odebrania wadliwego towaru i dostarczenia towaru zgodnego z umową/ zamówieniem nastąpi w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze – licząc od daty zgłoszenia, na koszt i staraniem Wykonawcy.
4.12. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o możliwość dostawy materiałów innych od wskazanych w „Wykazie asortymentu” podając uzasadnienie faktyczne. Towary podlegające zmianie powinny być nie gorsze od wykazanych w „Wykazie asortymentu” tzn. muszą spełniać wszelkie parametry techniczne, jakościowe, funkcjonalne.
4.13. Wykonawca zobowiązany jest należycie zabezpieczyć przedmiot zamówienia na czas przewozu do Zamawiającego. Do czasu odbioru przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego ryzyko wszelkich niebezpieczeństw związanych z ewentualnym uszkodzeniem lub utratą przedmiotu zamówienia ponosi Wykonawca.
4.14. Koszty dostawy artykułów biurowych/ papieru do drukarek do Zamawiającego
(w tym: opakowania, oznakowania, załadunku, transportu, ubezpieczenia, rozładunku, wniesienia do siedziby) w całości ponosi Wykonawca.
4.15. Wykonawca zagwarantuje dostarczenie przedmiotu zamówienia w opakowaniach zabezpieczonych w sposób uniemożliwiający dekompletację oraz chroniący przed uszkodzeniem.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia ofert równoważnych dla artykułów biurowych/ papieru wskazanych w Wykazie asortymentu dla poszczególnych części, które zostały opisane poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia i wskazaniu takiemu towarzyszy określenie „lub równoważne”.
5.1. W przypadku oferowania przez Wykonawcę produktu równoważnego do wymaganego przez Zamawiającego ciężar udowodnienia równoważności spoczywa na Wykonawcy.
5.2. W przypadku artykułów biurowych/papieru poprzez produkt równoważny należy rozumieć produkt (artykuł biurowy/papier) o parametrach technicznych, jakościowych, funkcjonalnych równych lub lepszych od podanych w opisie przedmiotu zamówienia.
6. Wykonawca może złożyć ofertę na część 1 lub na część 2, może również złożyć oferty ma każdą cześć zamówienia.
7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
8. Zamawiający dopuszcza wyłącznie rozliczenia w PLN. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych.
9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
10. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia
11. Wymagany termin płatności 14 dni – płatności w okresach 1 miesiąca zbiorczo w terminie 14 dni od dnia złożenia prawidłowo wystawionej faktury.

TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA I WARUNKI GWARANCJI
1. Termin realizacji zamówienia –dostawy do dnia 31.12.2024 r. lub do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację zamówienia określonych w umowie.