Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Biłgoraju zapraszamy wszystkich zainteresowanych do złożenia oferty cenowej na wykonanie prac porządkowo-archiwizacyjnych oraz recyklingu dokumentów dla Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. z siedzibą w Biłgoraju.
Szacowany zakres prac wynosi:
1.1. uporządkowanie około 38 mb dokumentacji archiwalnej od B2 do B20
1.2. uporządkowanie około 10 mb dokumentacji kategorii archiwalnej B25, B50 oraz BE5, BE50 (sprawozdawczość roczna, akta osobowe pracowników, listy płac)
1.3. wyodrębnienie oraz przygotowanie do brakowania około 45 mb dokumentacji kat. archiwalnej B oraz Bc dokumentów termin archiwizacji upłyną
1.4. usługa zniszczenie dokumentów około 45 mb zgodnie z zachowaniem trzeciej klasy tajności wg normy DIN 32757
Zamawiający informuję ze podane ilości przedmiotu zamówienia są ilościami szacunkowymi, które mogą ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu.
Dokumentacja objęta przedmiotem zamówienia zawierać będzie wydruki
w różnych formatach, w większości w formacie A4, na papierze biurowym, kartki połączone zszywkami, spinaczami, klipsami oraz bindowane, częściowo umieszczone w koszulkach foliowych. Dokumentacja (o różnym poziomie uporządkowania i poprawności klasyfikacji i kwalifikacji) w przeważającej mierze znajduje się w segregatorach, teczkach, pudłach archiwizacyjnych, kartonach, lub fastykułach jednak możliwe jest również wystąpienie dokumentacji w stanie luźnego rozsypu. Dokumentacja może być rozproszona w różnych segregatorach. usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek). Ułożeniu dokumentów chronologicznie.
Wykonawca zobowiązany jest do:
1.Sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych dla zarchiwizowanej  oraz utylizowanej dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej.
2.Usługa będzie wykonywana w miejscu wskazanym przez Zamawiającego na terenie tj. bazy: Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. ul. Łąkowa 13, 23-400 Biłgoraj od poniedziałku do piątku w godzinach 07:30-17:00.
3.Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, którego zasady zostaną określone w odrębnej umowie.
4.Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli postępu i jakości prac oraz zgłaszania uwag i zaleceń.
5.Uporządkowane, spakowane i spisane akta wraz ze spisami zdawczo-odbiorczymi, będą przekazywane osobom nadzorującym pracę na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia sporządzonego przez przedstawicieli obu stron.
6.Wykonawca będzie zobowiązany zawiadomić osoby nadzorujące pracę o zakończeniu prac archiwizacyjnych celem podpisania końcowego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, na co najmniej 3 dni przed zakończeniem trwania umowy.
7.Dokumentacja, której dotyczy zamówienie zgromadzona zostanie w miejscu przeznaczonym do realizacji usługi.
8.Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić wszystkie niezbędne materiały biurowe do wykonania kompleksowej usługi archiwizacji (teczki, etykiety, pudła archiwizacyjne itp.).
9. Utylizacji dokumentów należy dokonać Punkcie utylizacji, w obecności upoważnionego pracownika Zamawiającego, potwierdzony stosownym dokumentem. Za pewność ochronę danych wrażliwych.
10. Wykonawca zobowiązany jest do ułożenia, posegregowania, uporządkowania dokumentacji w pudła archiwizacyjne opisane zgodnie z wytycznymi oraz wskazówkami upoważnionego pracownika Zamawiającego.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym zapytaniu ofertowym, w języku polskim oraz w formie elektronicznej.
Ofertę należy złożyć za formularza ofertowego zamieszczonego na platformy zakupowej pod adresem https://pgkbilgoraj.logintrade.net/ do dnia 11.02.2025 r. godz. 10:00 W ofercie cenowej należy podać cenę brutto wykonania całości przedmiotu zamówienia.
Cena podana w formularzu oferty powinna być ceną kompletną, jednoznaczną, ostateczną i powinna obejmować łączną wycenę wszystkich elementów przedmiotu zamówienia (w tym przyjazd na miejsce realizacji usługi) wraz z podatkiem vat. Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną brutto za wykonanie całości przedmiotu.
Zamawiający wymaga realizacji zamówienia w terminie do 6 tygodni od podpisania umowy
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.
Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Dane osobowe przekazane zamawiającemu w toku prowadzenia postępowania będą przetwarzane zgodnie z regulacjami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują obowiązujące przepisy prawa w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.1964.16.93 z późn. zm.)